Gestione amministrazione, controllo di gestione e sistema ISO 9001 – Con licenza gestionale a vita

Con questo corso raggiungerai due obbiettivi. Innanzitutto acquisirai familiarità con le tecniche di inserimento, consultazione ed aggiornamento dati. I software gestionali si distinguono per l’impostazione generale e la grafica, ma in ciascuno di essi le cose da fare sono tre. Se parlassimo, ad esempio, di fatture sarà necessario inserire i dati del documento (data, importo, scadenza di pagamento/incasso), saperli consultare (fammi vedere solo le fatture che devo pagare a quel fornitore in questa settimana) ed eventualmente aggiornarli (questa l’ho pagata, ci metto una spunta in modo che il software la faccia scomparire dalla lista di quelle da pagare). La specificità dei gestionali riguarda solo il controllo di gestione (azienda di produzione, impresa edile, azienda di servizi) che equivale ad un 10% dei loro ambienti. Tutti gli altri valgono per qualsiasi tipo di azienda. 

In secondo luogo prenderai confidenza con i concetti chiave della gestione aziendale di cui necessariamente si parla nelle videolezioni, quali la gestione di clienti e fornitori, della fatturazione, del magazzino, del personale. Imparerai anche a gestire un sistema qualità certificato ISO 9001, attestazione che oggi moltissime aziende hanno. Saperlo fare è una carta in più da giocare sia nell’azienda nella quale lavoriamo, sia in sede di colloqui di lavoro, evitando, almeno in parte, all’organizzazione, i costi delle consulenze esterne. Il jolly di questo corso è la licenza a vita che otterrai sulle tre versioni del gestionale PRISMA, potendole utilizzare per sempre anche dove lavori o lavorerai.

Le aziende potranno utilizzarli su tutte le loro postazioni PC.

______________________________________________________________

DESCRIZIONE SINGOLI AMBIENTI

1 – SOFTWARE PERSONALIZZABILE

Il software PRISMA è pensato per essere utilizzato in completa autonomia. In ogni maschera di inserimento dato in alto a sinistra troverai un pulsante chiamato “+ TENDINE” dal quale potrai personalizzare tutte le tendine a discesa per l’inserimento dei dati. Potrai inserire i tuoi clienti, fornitori, nomi prodotti, etc.

2 – PERSONALIZZAZIONE STAMPE

In questo ambiente potrai gestire la personalizzazione delle stampe:

– intestazione;

– piè di pagina;

– città e data;

– formula saluti;

– indirizzo aziendale;

– nomi da far comparire sulla firma dei documenti.

3 – CLIENTI. ANAGRAFICA, FATTURE E CONTATTI COMMERCIALI

A. SINTESI AMBIENTE

– anagrafica dei clienti;

– scheda pro memoria;

– gestione dei contatti commerciali con relativo scadenziario;

– prezzi dei prodotti e/o servizi dell’azienda;

– fatture attive;

– gestione reclami;

– gestione indagini di soddisfazione sui prodotti/servizi.

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

In questo ambiente è prevista la gestione completa dei clienti aziendali. Abbiamo innanzitutto l’anagrafica con la possibilità di inserire infiniti contatti in relazione a ciascuno di essi. Vi è poi una scheda pro memoria dove, in relazione a ciascun cliente, si possono annotare fino a 64.000 caratteri. E’ possibile costruire il catalogo dei prodotti con i relativi prezzi da praticare alla clientela. Per ogni cliente si possono inserire infiniti contatti commerciali in ordine ai quali si creerà il relativo scadenziario con le date per ricontattarli. Per ciascuno è poi possibile inserire infinite fatture per ciascuna delle quali si possono prevedere più scadenze di riscossione, nonchè consultare lo stato della fatturazione per ciascuna vendita. E’ prevista inoltre la gestione dei reclami del cliente e delle indagini statistiche sulla sua soddisfazione in ordini ai prodotti/servizi aziendali che ha acquistato. Dallo storico si possono consultare ed aggiornare tutti i dati inseriti.

4 – RECLAMI DEL CLIENTE

A. SINTESI AMBIENTE

– registrazione del reclamo;

– processi di lavoro coinvolti;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti da analizzare;

– piano attività in uscita.

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Catalogare statisticamente i reclami del cliente oltre ad essere una pratica consolidata delle aziende consente anche di avere, unitamente alle indagini di soddisfazione (vedi relativo ambiente), il polso della situazione su ciò che pensano dell’azienda. Ciò consente di progettare/riprogettare i prodotti/servizi erogati cercando di adeguarli alle loro richieste in modo da mantenere/incrementare il volume di clientela aziendale. Con questa parte del software è possibile inserire i dati principali di ciascun reclamo, indicare i settori aziendali ed i processi di lavoro coinvolti (genereranno statistiche), i documenti utili (magari tecnici) per gestirlo al meglio ed il piano attività con le azioni da compiere per venire incontro alle lamentele dei clienti.

5 – SODDIFSFAZIONE CLIENTE

A. SINTESI AMBIENTE

– individuazione dei target;

– domande del questionario;

– risposte dei clienti;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– relazione di chiusura;

– Piano attività in uscita.

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Svolgere periodicamente le indagini sulla soddisfazione del cliente oltre ad essere una pratica consolidata delle aziende consente anche di avere, unitamente alla gestione dei reclami (vedi relativo ambiente), il polso della situazione su ciò che i clienti pensano dei prodotti/servizi venduti/erogati dall’azienda. Ciò consente di progettare/riprogettare i prodotti/servizi erogati cercando di adeguarli alle loro richieste in modo da mantenere/incrementare il volume di clientela aziendale. Con questa parte del software è possibile impostare un’indagine, fissando i target di cliente su cui la vogliamo svolgere e prevedere la lista delle domande con le relative opzioni di risposta. E’ prevista la possibilità di puntualizzare i processi ed i settori aziendali coinvolti, nonchè, sulla base dei dati numerici che emergeranno, scrivere una relazione descrittiva di chiusura. In base ai risultati si potrà poi compilare un piano attività in uscita con le azioni da compiere al fine di allinearsi alle osservazioni dei clienti.

6 – FORNITORI. ANAGRAFICA, FATTURE, PREZZI PRODOTTI E SERVIZI

A. SINTESI AMBIENTE

– anagrafica;

– fatture passive;

– prezzi prodotti e servizi;

– contatti e coordinate bancarie.

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

L’ambiente prevede innanzitutto l’inserimento dei dati anagrafici dei fornitori aziendali, in relazione a ciascuno dei quali è possibile aggiungere infiniti contatti (telefono, mail, etc.) e coordinate bancarie. In ordine a ciascuno di essi si possono inserire infiniti prodotti con i relativi dettagli e prezzi. Si potranno poi, sempre in relazione a ciascun cliente, registrare infinite fatture e, per ciascuna di esse, infinite scadenze.

7 – VALUTAZIONE FORNITORI – SISTEMA STATISITICO

A. SINTESI AMBIENTE

– scheda di autovalutazione;

– scheda di valutazione;

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Valutare le performance dei fornitori aziendali consente di acquistare i migliori prodotti al minor prezzo possibile o alle migliori condizioni sotto il profilo qualitativo. In questa parte del software è previsto un sistema di valutazione numerico a schede in cui, sulla base di quelle di autovalutazione (fornitori stessi) e, successivamente, sulla scorta di quelle di valutazione (responsabile acquisti), emergeranno dei dati statistici che classificheranno automaticamente i fornitori in tre fasce. Sia con tabelle pivot che con grafici si avrà evidenza anche dei trend nel corso del tempo non solo delle diverse performance dello stesso fornitore, ma anche dei diversi valori assunti nel tempo dalle voci di autovalutazione e di valutazione.

8 – COSTI FISSI E VARIABILI

A. SINTESI AMBIENTE

– costi fissi dell’azienda;

– costi variabili al mutare della quantità prodotta;

– punto di pareggio costi/ricavi;

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Questo ambiente del software è dedicato al controllo di gestione. Registrando i costi fissi (es. rate mutuo capannone) e i costi variabili sostenuti per l’approvvigionamento dei fattori produttivi finalizzati in modo diretto alla realizzazione del prodotto/servizio (cuoio per produrre borse), si otterrà il costo totale sopportato per la produzione del prodotto/servizio. Il software calcola i costi fissi, li divide per il numero di unità prodotte nell’anno e aggiunge il risultato di questa operazione ai costi variabili, che sono quelli che cambiano al variare della quantità prodotta. Si avrà così evidenza anche del punto di pareggio tra costi e ricavi e quindi di eventuali utili o perdite, sia in relazione a singole produzioni che in ordine a quelle di tutto un anno.

9 – GESTIONE DEL PERSONALE -ANAGRAFICA, RETRIBUZIONE, FORMAZIONE

A. SINTESI AMBIENTE

– anagrafica dipendente, mansioni e livello contrattuale;

– composizione retribuzione oraria per livelli;

– rilevazione presenze ed elaborazione stipendio lordo;

– corsi di formazione;

– scadenze varie relative ai dipendenti.

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Questo ambiente del software è dedicato alla gestione del personale. E’ prevista in primo luogo l’anagrafica in cui, oltre a poter inserire i dati anagrafici in senso stretto, è possibile registrare anche le mansioni ed i livelli contrattuali (e come variano nel tempo). Una parte è dedicata alla composizione della retribuzione oraria in base ai contratti di lavoro in essere (nazionale ed aziendale) e alle tipologie di retribuzione (ordinaria, straordinaria, notturno, etc.). La sommatoria delle voci che compongono un’ora di retribuzione ad esempio ordinaria (paga base, contratto aziendale, contributi previdenziali, etc.) sarà pescata automaticamente dal software nel momento in cui ad un dipendente di un determinato livello verrà attribuita un’ora di lavoro. Un altro ambiente è invece previsto per la gestione della formazione e dell’aggiornamento del personale. Qui è possibile registrare i fabbisogni formativi aziendali e, in relazione a ciascuno di essi, prevedere infiniti corsi di formazione con tutti i relativi dettagli e costi. Un ultimo ambiente è poi dedicato a tutte le scadenze che si vogliono registrare (con i relativi alert) in ordine ai dipendenti quali, ad esempio, le visite mediche.

10 – INDICATORI PERFORMANCE. RILEVAZIONE VALORI E DATI STATISTICI

A. SINTESI AMBIENTE

– individuazione indicatori;

– inserimento valori rilevati nel tempo;

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Rilevare periodicamente i valori di alcuni indicatori di performance oltre ad essere una pratica consolidata delle aziende consente anche di avere il polso della situazione sull’andamento generale dell’attività. In questa parte del software è possibile inserire, in ordine a ciascun processo di lavoro aziendale, gli indicatori che si vogliono misurare, nonchè, in relazione a ciascuno di essi, registrare infiniti valori nel corso del tempo. Ciò produrrà automaticamente delle tabelle pivot e dei grafici in cui si avrà evidenza dell’andamento delle performance aziendali (es. numero reclami dei clienti per ritardi nella consegna della merce / numero totale di consegne effettuate nell’anno).

11 – SWOT ANALYSIS

A. SINTESI AMBIENTE

– individuazione e valorizzazione punti di forza;

– individuazione e valorizzazione punti di debolezza;

– individuazione e valorizzazione opportunità;

– individuazione e valorizzazione minacce;

– processi aziendali coinvolti;

– risorse umane coinvolte;

– settori aziendali coinvolti;

– consultazione report matrice SWOT con i valori nei quadranti.

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Svolgere periodicamente l’analisi SWOT oltre ad essere una pratica consolidata delle aziende consente anche di avere il polso della situazione su opportunità, minacce, punti di forza e di debolezza dell’azienda. Ciò sia in ordine al contesto interno (es. organizzazione) che a quello esterno (es. possibilità di businness in un certo mercato). In questa parte del software è possibile inserire, una volta fissato il tipo di indagine che si desidera svolgere, dei valori numerici in ordine ai quattro punti della matrice SWOT (opportunità, minacce, punti di forza e punti di debolezza). Il software elaborerà automaticamente in un report i valori dei quadranti della matrice e, in una serie di tabelle pivot e grafici, darà evidenza dei trend nel corso del tempo in ordine a tutti e quattro i punti. In relazione a ciascuna analisi si possono inserire i processi di lavoro e i settori aziendali coinvolti.

12. TARATURA STRUMENTI DI MISURA

A. SINTESI AMBIENTE

– scheda per il laboratorio esterno di taratura;

– dati relativi al segnale di misura;

– scadenze tarature;

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

In questa parte del software è prevista la possibilità, in ordine a ciascuno strumento di precisione utilizzato in azienda (es. calibro), di compilare una volta e per sempre la scheda con i valori numerici che si deve inviare al laboratorio esterno di taratura ogni volta che, in base a normative o buone pratiche, lo strumento debba essere resettato. Si potrà dare evidenza delle successive scadenze di taratura in modo da non dimenticarsene finendo poi per utilizzare uno strumento che non misura più nel modo dovuto la grandezza di cui deve dare conto.

13 – VERIFICHE ISPETTIVE. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– piani annuali verifiche;

– singole verifiche;

– luogo, scopo, check list;

– processi di lavoro coinvolti;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– verbale;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è dedicata alle verifiche ispettive che, programmate dal responsabile della qualità, vengono periodicamente svolte in azienda al fine di avere conto del rispetto delle regole del sistema ISO (international standard for organization). Rispettare le regole significa svolgere i processi di lavoro secondo quanto stabilito dalla direzione aziendale. In ordine a ciascuna varifica è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che la accompagnano. Vi è poi uno spazio per la stesura del verbale e per la redazione del piano di attività conseguente a quanto verificato.

14. PROGETTI DI MIGLIORAMENTO E AZIONI PREVENTIVE. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– singoli progetti/azioni;

– situazione attuale, attesa ed alla chiusura;

– processi di lavoro coinvolti;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è riservata ai progetti di miglioramento ed alle azioni preventive. Con i primi ci si propone di migliorare un aspetto dell’organizzazione del lavoro, mentre le seconde hanno lo scopo di mettere in atto tutte quelle cautele necessarie ad evitare il verificarsi di non conformità (violazioni di regole del lavoro stabilite dalla direzione aziendale). In ordine a ciascun progetto di miglioramento o azione preventiva è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che li accompagnano. Vi è poi uno spazio per la redazione del piano di attività conseguente alla loro chiusura.

15. PIANI QUALITA’. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– individuazione argomento;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è riservata ai piani qualità con i quali, individuato un macro obbiettivo da conseguire, quest’ultimo viene poi declinato in una serie di attività, tutte finalizzate al suo raggiungimento, che coinvolgono in tutto o in parte gli altri oggetti del sistema qualità (vedi singole lezioni). In ordine a ciascun piano qualità è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che lo accompagnano. Vi è poi uno spazio per la redazione del piano di attività conseguente alla sua chiusura.

16. NON CONFORMITA’. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– registrazione;

– situazione attuale;

– situazione attesa;

– chiusura non conformità;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è riservata alla gestione della non conformità, cioè di quegli eventi che costituiscono una violazione delle modalità di svolgimento del lavoro fissate dalla direzione aziendale. In ordine a ciascuna non conformità è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che la accompagnano. Vi è poi uno spazio per la redazione del piano di attività conseguente alla sua chiusura.

17. REGISTRAZIONI E REVISIONI. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– individuazione processi aziendali;

– individuazione registrazioni del processo;

– apertura istanza di revisione su di una registrazione;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– inserimento nuove/modificate registrazioni;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è riservata alla gestione delle registrazioni e delle loro eventuali revisioni nel corso del tempo. Per registrazione si intende tutto ciò che è stato appunto registrato, quindi messo nero su bianco, in ordine alle modalità di svolgimento di un determinato processo di lavoro (diagrammi di flusso, moduli e istruzioni operative). Sarà possibile, in ordine a ciascun processo, stendere la lista delle sue registrazioni e, in relazione a ciascuna di esse, inserire infinite revisioni nel corso del tempo. In ordine a ciascuna revisione è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che la accompagnano. Vi è poi uno spazio per la redazione del piano di attività conseguente alla sua chiusura.

18. RIESAME DIREZIONE. SISTEMA ISO 9001

A. SINTESI AMBIENTE

– dati di base;

– ricerca elementi da discutere;

– situazione attesa;

– processi di lavoro coinvolti;

– settori aziendali coinvolti;

– documenti;

– redazione del verbale;

– piano attività in uscita

CONSULTAZIONE STATISTICHE DATI INSERITI

B. DETTAGLIO DELLA SINTESI

Ci troviamo nell’ambiente del software dedicato alla gestione del sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001. Questa parte è riservata al riesame della direzione che si svolge periodicamente al fine di valutare l’andamento dell’azienda e di prendere le conseguenti e necessarie decisioni. In esso confluirà l’analisi di tutto ciò che è successo negli altri oggetti della qualità (vedi singole lezioni). In ordine a ciascun riesame è possibile registrare i processi, i settori aziendali e le risorse umane coinvolte, nonchè i documenti che lo accompagnano. Vi è poi uno spazio per la redazione del piano di attività conseguente alla sua chiusura.